Adrese de grup – Direcția Informatizare și Comunicații Digitale

Noile adrese de grup vor avea domeniul @groups.tuiasi.ro. Aceste adrese dispun de mai multe facilități printre care se numără:

Posibilitatea de conectare cu contul personal instituțional, astfel încât să nu fie nevoie de a transmite parola la mai mulți membri.

Posibilitatea ca unul sau mai mulți membri ai grupului să trimită e-mailuri în numele grupului.
Membrii pot trimite mesaje, își pot atribui conversații reciproc și pot urmări conversațiile ca sarcini.

Obs: Pentru folosirea facilităților de tip colaborare ( collaborative inbox ), trebuie folosită interfața de la adresa groups.google.com.

Crearea unei adrese de grup

Pasul 1: Trebuie să completați formularul pentru adrese de grup.

Pasul 2: După completare veți primi pe e-mail o fișă pe care va trebui să o semnați și sa o atașați unui tichet. Tichetul trebuie deschis la adresa support.tuiasi.ro. Dacă prin această adresă se dorește migrarea de pe o adresă existentă (@tuiasi.ro) este necesar să menționați acest aspect în tichetul deschis.

Accesarea adresei de grup

Poate fi realizată prin două metode:

Din contul instituțional al fiecărui membru

E-mailurile trimise și primite pe acest grup vor putea fi vizualizate din contul instituțional al fiecărui membru.

Pentru conectare urmați tutorialul „Acces la căsuța poștală„.

Din platforma specifică grupurilor

Pasul 1: Accesăm adresa groups.google.com. În cazul în care nu suntem conectați va trebui să introducem adresa contului instituțional și să apăsăm pe „Next” (Fig. 1), iar apoi se va deschide pagina de administrare a contului instituțional, unde va trebui să ne conectam cu datele contului instituțional.

Pasul 2: Se va deschide pagina de administrare a grupurilor. Din această pagină selectăm grupul dorit (Fig. 2) sau putem să-l căutăm cu ajutorul câmpului de căutare (Fig. 3).

Pasul 3: Din meniul din stânga accesăm categoria „Conversations” pentru a vedea e-mailurile din acest grup (Fig. 4).

Trimiterea e-mailurilor în numele grupului

Din Gmail

Configurarea se realizează o singură dată pentru un grup, dar trebuie facută în parte pentru fiecare grup de pe care vrem să trimitem e-mailuri.

Configurarea adresei de e-mail

Pentru a trimite e-mailuri în numele grupului direct din platforma Gmail, va trebui să configurăm adresa de e-mail urmând pașii următori.

Pasul 1: Accesăm căsuța poștală și intrăm în meniul de setări (Fig. 5)

Pasul 2: Din meniu selectăm „Accounts” și în secțiunea „Send mail as:” apăsăm pe „Add another email address” (Fig. 6).

Pasul 3: Se va deschide o fereastră nouă unde va trebui să introducem numele nostru și adresa grupului de pe care vrem să trimitem e-mailuri. Ne asigurăm că avem bifată și căsuța „Treat as an alias” (Fig. 7). După completare apăsăm pe „Next Step” pentru a trece la fereastra următoare unde vom apăsa pe butonul „Send Verification” (Fig. 8). Se va deschide o fereastră nouă pe care o vom putea închide (Fig. 9).

Pasul 4: Pentru a finaliza procedura trebuie să accesăm din meniul din stânga câmpul „Inbox” (Fig. 10) unde vom observa un e-mail de confirmare (Fig. 11). Deschidem e-mailul și apăsăm pe linkul de confirmare (Fig. 12). Se va deschide o fereastră nouă unde vom apăsa „Confirm” (Fig. 13).

Pasul 1: Accesăm căsuța poștală si apăsăm pe butonul de compunere e-mail (Fig. 14).

Pasul 2: Se va deschide o fereastră nouă unde vom putea scrie e-mailul. Din câmpul „From” apăsăm pe adresa noastră de e-mail și după vom putea selecta adresa de grup (Fig. 15).

Eliminarea adresei de grup atașată contului

În cazul în care nu mai faceți parte dintr-un grup și doriți ca adresa de grup să nu mai fie atașată contului dvs, este necesar să urmați pașii de mai jos.

Pasul 1: Accesăm căsuța poștală și intrăm în meniul de setări (Fig. 1)

Pasul 2: Din meniu selectăm „Accounts and Import” și din secțiunea „Send mail as:” apăsăm pe „delete” din dreptul adresei de grup configurată.

Din Google groups

Pasul 2: Se va deschide pagina de administrare a grupurilor. Din această pagină selectăm grupul dorit (Fig. 2) sau putem să-l căutăm cu ajutorul câmpului de căutare (Fig. 3).

Pasul 3: Din meniul din stânga apăsăm pe butonul „New conversation” (Fig. 16).

Pasul 4: Se va deschide o fereastră nouă. Apăsăm pe adresa noastră de e-mail, iar dupa asta vom putea selecta adresa grupului (Fig. 17).

Filtrarea e-mailurilor asociate grupului

Pasul 1: Conectați-vă cu contul instituțional propriu în Gmail conform tutorialului ”Acces la căsuța poștală”.

Pasul 2: Creați un label apăsând pe semnul ”+” din dreptul cuvântului ”Labels” din meniul din stânga (Fig. 1, Fig. 2). Label-ul va fi vizibil în meniul din stânga și este similar cu o categorie pentru email-uri.

Pasul 3: Înainte de crearea fiecărui filtru trebuie să vă asigurați că vă aflați în categoria ”Inbox” prin selectarea acesteia din meniul din stânga.

Filtru pentru mesajele trimise: Pentru a crea un filtru ce va face ca toate mesajele ce sunt trimise în numele grupului să fie vizibile doar într-un anumit label, se procedează astfel:

apăsați pe opțiunea ”Show search options” din capătul barei de căutare (Fig. 3)
în caseta de text ”From” se introduce adresa grupului: test@groups.tuiasi.ro (Fig. 4)
se apasă pe butonul ”Create filter”
se bifează opțiunile ”Skip the Inbox (Archive it)”, ”Never send it to Spam”, ”Also apply to X matching conversations” și ”Apply the label: ” unde se selectează label-ul în care dorim să se regăsească email-urile. (Fig. 6)

Filtru pentru mesajele primite: Pentru a crea un filtru ce va face ca toate mesajele ce sunt trimise către grup, si primite in inboxul dvs, să fie vizibile doar într-un anumit label, se procedează astfel:

apăsați pe opțiunea ”Show search options” din capătul barei de căutare (Fig. 3)
în caseta de text ”To” se introduce adresa grupului: test@groups.tuiasi.ro
în caseta de text ”From” se introduce adresa grupului astfel: -(test@groups.tuiasi.ro) (Fig. 5)
se apasă pe butonul ”Create filter”
se bifează opțiunile ”Skip the Inbox (Archive it)”, ”Never send it to Spam”, ”Also apply to X matching conversations” și ”Apply the label: ” unde se selectează label-ul în care dorim să se regăsească email-urile. (Fig. 6)

Adăugarea unui nou membru în grup

Pentru a adăuga noi membri în grup este necesar să creați un ticket.

Ștergerea unui membru din grup

Pentru a șterge membri din grup este necesar să creați un ticket.